Şirket defteri nedir?

Ticaret Kanunu'nda belirlendiği üzere ikinci sınıf tacirler grubuna giren işletmelerin tek taraflı olarak şirket defteri yani işletme defteri tutması zorunludur.

İşletme defterine işlenen kayıtların kronolojik sıraya göre olmasına özen gösterilmelidir. İşlenen belgelerde KDV ayrı bir biçimde gösterilmiş olmalıdır. Eğer belge KDV dahil olarak işlenecekse, toplam tutardan KDV çıkartılır ve öyle işlenilir. Sigorta payları ayrı satır olarak gider bölümüne yazılır. Personel ücretleri ve kira giderleri brüt olarak işlenir. Demirbaş, taşıt, gayrimenkul gibi sabit değerler işletme defterine işlenmez, yalnızca bu değerlerin KDV'leri işlenir. Deftere işlenen evraklara "Muhasebe kaydı yapıldı." ibaresi ve işletme defterindeki kayıt numarası işlenir. Sene sonuç kısmında gelir gider toplanıp hesaplanarak mal sayımı yapılmaktadır. Elde edilen veriler "Dönem sonu mal mevcudu" olarak bir sonraki seneye devrettirilir. 

İşletme defterinin gider bölümüne personel ücreti, su, elektrik, kira vb gibi kalemler işlenirken, gelir bölümüne mal ve hizmet satışı karşılığı vb gibi kalemler işlenir. İşletme defterinin gider sayfasında sayfa numarası, toplam satırı, kayıt sıra numarası, kayıt tarihi, kayıt yapılmış olan belgenin tarihi numarası ve ilgili açıklamalar, alınan mal bedeli, giderler üstünden ödenen KDV, giderlerin ve KDV nin toplamı ve genel gider toplamı gibi bilgiler yer alır iken gelir sayfasında ise sayfa numarası, toplam satırı, kayıt sıra numarası, kayıt tarihi, kayıt yapılmış olan belgenin tarihi numarası ve ilgili açıklamalar, satılan mal bedeli, gelirler üstünden hesaplanan KDV, genel gelir toplamı gibi bilgiler yer bulur.

İşletme defteri sayfa sayfa olup her sayfanın sağ bölümünde gelir sol bölümünde giderler yazılır. Defter çok anlaşılır biçimde dizayn edilmiş olup her bireyin tutabileceği şekildedir. İşletme defteri sayfa sayfa tutulur ama hesapta bütünlük sağlamak amaçlı her sayfanın genel toplamı bir sonraki sayfanın ilk satırına "Devreden Toplam" satırına yazılır. Kayıtlar mürekkepli kalemle tutulabilinir veya direk olarak bilgisayar çıktısı alınabilinir. Yapılmış olan ticaret resmiyete döküldükten sonra 10 gün içerisinde işletme defterine kayıt edilmelidir. İşletme defteri kanunda belirtilmiş makamlar tarafından onaylı olmalıdır. Veresiye veya senet ile yapılmış olan satışlar da işletme defterine işlenir.