Şirket bütçesi nasıl hazırlanır?

Bütçe yönetimi, şirketler için gayet önemli bir süreçtir. Bütçenin doğru bir biçimde hazırlanması, hazırlanan bütçenin doğru bir biçimde uygulanması ve çıkan sonuçlara göre etkin bir değerlendirme yapıp gereken önlemlerin alınması şirketin elde ettiği kar için hayli önemlidir. Doğru bir biçimde hazırlanan bütçe, şirketin gelir ve giderlerini kontrol etmesine yarar. Bütçe nasıl hazırlanır ve dikkatli olunması gerekenler nelerdir?

Bütçeye onay verecek olan birimler de onay verince bütçe hazırlanmış olur. Bundan sonraki basamak bütçe kalemlerinin hazırlandığı gibi gerçekleşmesini sağlamaya çalışmaktır. Bunu yapmak için de her birimin ve bütün çalışanların koordine içerisinde çalışması ve yaptıkları ile hazırlanmış olan bütçeye ellerinden geldiği kadar sadık kalmaları gerekmektedir. Çünkü gerçekleşenin hazırlanmış olan bütçedeki gibi gerçekleşmesi işletmeler yönünden gayet önemlidir. Böylece işletmeler gelir ve gider kontrollerini daha iyi yapabilirler. Bu da onların geleceği görme ve buna göre statejiler geliştirmeleri sağlamaktadır.

Piyasa, ekonomi, iç ve dış çevre hakkında türlü öngörülere sahip olmak da bütçe hazırlamanın ikinci basamağıdır. Daha sonrasında ayrıntılı bütçe taslakları hazırlanır. Bu taslaklar bütçe hazırlanması konusunda fikir yürütebilecek (departman müdürleri gibi) herkesle paylaşılır ve taslaklar üstünde tartışmalar yürütülür. Bu tartışmaların nihayetinde bir uzlaşmaya varılır. Daha sonrasında taslak gözden geçirilir ve onaya sunulur.

Şirket bütçesi hazırlanırken ilk dikkatli olunması gerekli olan şirketin bütçesini oluşturan bütün kalemlerin ayrıntılı olarak incelenmesidir. Bu bölümde herhangi bir kalemin gözardı edilmesi bütçenin doğru bir biçimde hazırlanmasını engeller. Olası bütün gelir ve gider kalemleri teker teker belirlenmeli ve bu kalemlerin karşılarına da en yakın olası değerler yazılmalıdır. Bu değerler belirlenirken geçmiş veriler referans olarak kullanılmaktadır. Bundan hariç toplanmış olan bütün ayrıntılı bilgiler kullanılmaktadır ve bütçeyi etkileyebilecek her kalem gözönüne alınır.

Şirket bütçesinin temel bileşenleri her birimin kendi oluşturduğu bütçelerden oluşur. Bunlar; satış bütçesi, üretim bütçesi, satışların maliyeti bütçesi, nakit bütçesi, direkt ilk madde ve malzeme bütçesi ve direkt işçilik bütçesidir. Bütçeler kısa zamanlı veyahut uzun zamanlı olabilir. Uzun zamanlı bütçeler hazırlanmış olan kısa zamanlı bütçelerden oluşur. Bütçe hazırlamanın türlü basamakları vardır. İlk önce bütçe için genel varsayımlarda bulunulur ve ön planlama yapılmaktadır. Bu varsayımlarda bulunmak için yöneticilerin alanlarında bilgi ve deneyim sahibi olmaları ve gerçeğe en yakın varsayımlarda bulunmaları gerekmektedir.